出来る人の会議の進め方！

こんにちは、ひろしです。

私はIT企業の人事部で
中途採用を担当しています。
もちろん現役です。

そんな私が、現役人事からの目線で
「仕事」について、有益な情報を発信しています。

さて今日のテーマは
「出来る人の会議の進め方！」です。

皆さんは会議をうまく進めることが出来ますか？
この質問に自信をもってYESと答えられる人は少ないのではないでしょうか。

この記事では

に向けて書いています。

この記事を読むと

記事を読んでいただいた
皆さまの明日が、今日より
少しでもよくなればいいなと思います。

出来る人の会議の進め方！＜会議の種類＞

ひとまとめに「会議」といっても
実は４つの種類が存在します。

１、報告・情報共有の会議
確認する会議です。

２、意見出し・アイデア出しの会議
深く議論をする会議です。

３、意思決定の会議
えらい人に重要なことを決定してもらう会議です。

決定してもらうからといって、
何も準備をしなくていいというわけではなくて、
決断者が判断できるだけの材料を準備しておく必要があります。

えらい人が何かの決断を下すには
当然インプットが必要だからです。

また想定される質問への回答は
事前に準備しておいた方がよいでしょう。

４、合意形成型の会議
自分の意見を準備し、
参加者の合意を得る会議です。

良い会議とはどんな会議か？

皆さんは良い会議といったら、どんな会議をイメージしますか？

下記のような特徴を持った会議が
一般的には良い会議だと言われています。

会議を成功させるには、事前準備が大事！

会議をするときに、事前準備はとても重要です。

事前準備は大事だと分かっていても
時間がなくて、しっかり準備出来ていない人もいるんじゃないでしょうか。

会議を成功させるためには、
事前準備が大事だということを、再度認識しましょう。
準備万端で臨んでも、当然イレギュラーなことは起こります。

なので、準備はやりすぎるぐらいがちょうどいいです。

では具体的に何をすればいいのでしょうか？
ざっくりとした流れは、下記となります。

順番に詳しく解説します。

1：目的を設定する

まずは会議の目的をしっかりと明確にしましょう。

「そんなの当たり前だ」と思った人もいるかもしれませんが、
以外に目的が明確でない会議は、世の中にたくさん存在します。

また会議の初めには、目的を宣言してから始めるとよいですね。
会議の初めに目的を宣言することで
参加者のベクトルが同じ方向を向き、進めやすくなります。

つまりはしっかりと
会議のゴールを決めることです。

2：会議の流れを設計する

目的が決まったら、次は会議全体の流れを考えましょう。

いわゆる「アジェンダ」と言われるものを作成します。
「アジェンダ」とは、会議で論ずる事項（議題）の一覧表のことです。
会議の目次的な感じで使われることもありますね。

会議の流れを設計する上で大事なのが
出来る限り詳細にイメージしておくことです。

例えば、こちらからの確認事項や質問事項、
それから、逆に会議参加者からつっこまれそうな質問に対する返答、
なども準備しておくといいですね。

この準備をしておくと、会議中に焦ることが圧倒的に少なくなります。

3:会議資料を作成する

次は会議用の資料の作成です。

始めのステップで確認した会議の目的を
しっかり意識して資料を作ります。

資料作成には時間がかかりますが、
時間がかかって当然なんです。

この資料をもとにして会議を進めるわけですから
しっかりと時間をかけて、作りましょう。

先にも書きましたが、会議の種類が「意思決定会議」の場合は
えらい人に何かを決定してもらうからといって
ノープランで臨むのはいけません。

しっかりと自分の意見を作っていきましょう。
そして自分が作った意見に「OK！」とうなづいてもらうだけ、というのが
意思決定会議の本当の理想の形です。

4：資料を事前に参加メンバーに送っておく

資料が完成したら、参加メンバーに送りましょう。
理想のタイムスケジュール感は会議の2，3日前に
資料を完成させて、参加者に共有することです。

会議の資料を事前に共有しておけば、
参加者が何もわからない「ゼロ」の状態ではなく
一通りの知識をもった「１」の状態で、会議をスタートすることが可能になります。

スタートで加速できれば、そのあとの会議もスムーズに進みます。

5：練習をする

会議に苦手意識のある人は特に練習しましょう。

会議がうまく想定通りに進んでいるイメージをしながら行うといいです。

イメージはなるべく具体的に、どんな流れが想定されるか
いくつかのパターンを試してみるといいですね。

またイメージするだけじゃなくて、
実際に声に出して練習する方が効果があります。

シュミレーションしたパターンが多いほど
もし実際の会議で、想定外のことが起こってもスムーズに対応できます。

会議を上手く進めて出来る人になろう！

以上、今日は
「出来る人の会議の進め方！」
について解説しました。

の疑問は解消することができたでしょうか？
なんとなくとか、ざっくりでもいいので、
理解してもらえていたら嬉しいです。

この先、行動に移すのは皆さまです。

行動しないと何も変わりません。

一つだけでも、
小さなことでもいいので
記事の中で、これなら出来そうだと思ったことは
即実践してみてください。

今日も最後まで
お付き合いいただきまして、
ありがとうございました。

少しでも皆様のお役に立てていると嬉しいです。
引き続きよろしくお願いいたします。

皆さまの明日が、今日よりよくなりますように。
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